Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
DCLIC ID (id.dclic.co) · Última actualización: 2026-10-25 · Marco: Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes (Colombia).
1. Quién trata tus datos
DCLIC (plataforma del Grupo Empresarial Apex, Colombia — contacto: [email protected]) opera DCLIC ID, una plataforma de carnets digitales y control de acceso.
Importante — dos roles distintos:
- Cada empresa cliente (la que emite carnets y pases a sus empleados y visitantes) actúa como Responsable del Tratamiento de los datos de su personal y visitantes, y debe contar con las autorizaciones que exige la ley.
- DCLIC actúa como Encargado del Tratamiento: procesa esos datos por cuenta de la empresa cliente, siguiendo sus instrucciones y esta política.
2. Qué datos se tratan
- Personal carnetizado: nombre, tipo y número de documento, cargo, área, sede, tipo de sangre (dato voluntario para emergencias), fotografía, correo, teléfono, fechas de contrato y nivel de acceso.
- Visitantes: nombre, documento, empresa, correo, teléfono, anfitrión y motivo de la visita.
- Vehículos: placa, marca, modelo, color y persona asignada.
- Registros de acceso: fecha, hora, punto de control, dirección (entrada/salida), resultado de la verificación y dirección IP del dispositivo verificador.
- Usuarios del panel: nombre, correo, rol y registros de actividad (auditoría).
3. Para qué se usan (finalidades)
- Emitir, verificar y gestionar carnets digitales y pases de visitante.
- Controlar el acceso físico a las instalaciones de la empresa cliente y conocer la presencia en tiempo real con fines de seguridad.
- Notificar a anfitriones y visitantes (correo y/o WhatsApp) sobre pases e ingresos.
- Generar trazabilidad y auditoría de accesos exigible en materia de seguridad y SST.
- Gestionar la relación comercial con la empresa cliente (facturación y soporte).
4. Qué se muestra públicamente al escanear un QR
La página pública de verificación muestra únicamente lo necesario para validar la identidad: nombre, foto (si la empresa la habilitó), cargo, empresa, vigencia y el documento enmascarado (ej: CC ****0001). El número de documento completo nunca se expone públicamente.
5. Tus derechos (habeas data)
Como titular puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, solicitar prueba de la autorización, ser informado sobre su uso, presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y revocar la autorización cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
Cómo ejercerlos: escribe a [email protected] (o directamente a la empresa que emitió tu carnet o pase, que es la Responsable). Plazos de ley: consultas máx. 10 días hábiles; reclamos máx. 15 días hábiles (Ley 1581, arts. 14 y 15).
6. Seguridad de la información
- Cifrado TLS/HTTPS en todo el tránsito; credenciales de acceso con hash seguro; secretos cifrados en reposo.
- Los archivos sensibles y fotografías se almacenan fuera del directorio público del servidor.
- Control de acceso por roles, aislamiento por empresa (multi-tenant), límite de intentos y auditoría de cada operación.
- Copias de seguridad diarias automáticas.
7. Conservación
Los datos se conservan mientras exista la relación con la empresa cliente y por los términos que exijan las normas laborales, contables y de seguridad aplicables. Los registros de acceso se conservan como evidencia de trazabilidad. Al terminar el servicio, la empresa cliente puede solicitar la exportación y posterior supresión de su información.
8. Cookies
DCLIC ID usa únicamente cookies esenciales de sesión para mantener tu inicio de sesión en el panel. No usamos cookies publicitarias ni de rastreo de terceros.
9. Transferencias y encargados
La infraestructura se aloja en servidores administrados por DCLIC con proveedores de nube y de red de entrega de contenido (CDN). Los envíos de correo y mensajería (WhatsApp Business API de Meta) se realizan a través de los proveedores correspondientes exclusivamente para las finalidades descritas.
10. Cambios a esta política
Publicaremos aquí cualquier actualización con su fecha. Los cambios sustanciales se informarán a las empresas clientes por correo.